Proces przekształcenia składa się zasadniczo z czterech głównych etapów:

1. Sporządzenie planu przekształcenia wraz z załącznikami w formie aktu notarialnego
2. Badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta
3. Złożenie oświadczenia o przekształceniu w formie aktu notarialnego i aktu założycielskiego spółki przekształconej
4. Złożenie wniosku o wpis spółki przekształconej w Krajowym Rejestrze Sądowym

Plan przekształcenia w tym przypadku wymaga zachowania formy aktu notarialnego i powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. Ponadto do planu przekształcenia w spółkę z o. o. należy dołączyć w formie załączników:

• projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;
• projekt aktu założycielskiego;
• wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego;
• sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

Jeżeli przedsiębiorca nie jest obowiązany do prowadzenia pełnej księgowości, to sprawozdanie finansowe sporządza się w oparciu o podsumowanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz innych ewidencji prowadzonych przez przedsiębiorcę dla celów podatkowych, spis z natury, a także inne dokumenty pozwalające na sporządzenie tego sprawozdania.

Warto pamiętać, że w przypadku przedsiębiorcy, który pozostaje we wspólności majątkowej z małżonkiem, i którego przedsiębiorstwo wchodzi do majątku wspólnego małżonków, wskazane jest wyrażenie zgody tego małżonka na przekształcenie. Pozwala to na uniknięcie problemów związanych np. z wpisem spółki jako właściciela nieruchomości wchodzących w skład przedsiębiorstwa i należących z tego powodu wspólnie do obu małżonków.

Są to minimalne wymogi względem planu przekształcenia, natomiast są one absolutnie wystarczające do dalszego etapu przekształcenia, jakim jest badanie planu przez biegłego rewidenta.

Po sporządzeniu planu przekształcenia w formie aktu notarialnego przedsiębiorca powinien złożyć pisemny wniosek do odpowiedniego wydziału gospodarczego Sądu Rejonowego prowadzącego rejestr KRS w miejscu, w którym przedsiębiorca ma swoją siedzibę, o wyznaczenie biegłego rewidenta, którego zadaniem będzie zbadanie planu przekształcenia w zakresie poprawności i rzetelności. Wniosek składa się wyłącznie za pośrednictwem elektronicznego Portal Rejestrów Sądowych – wysłanie go do Sądu pocztą będzie skutkować zwrotem wniosku. We wniosku można wskazać konkretnego biegłego rewidenta, który miałby przeprowadzić badanie – co prawda Sąd nie jest zobowiązany do wyznaczenia wskazanego biegłego, natomiast bardzo często Sąd przychyla się do wniosku, ponieważ zwykle wpływa to pozytywnie na szybkość badania, a co za tym idzie szybkość całego postępowania. Biegły rewident ma dwa miesiące na sporządzenie opinii i przekazanie jej zarówno do Sądu jak i przekształcanemu przedsiębiorcy. Rewident przekazuje opinię z badania do Sądu za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia biegłemu rewidentowi w wysokości określonej przez Sąd.

Kiedy przedsiębiorca otrzyma opinię biegłego rewidenta może przystąpić do złożenia oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, którego projekt stanowił wcześniej załącznik do planu przekształcenia. Oświadczenia sporządza się w formie aktu notarialnego, który musi określać co najmniej:

• typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca;
• wysokość kapitału zakładowego;
• zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
• nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Po złożeniu oświadczenia o przekształceniu sporządza się akt założycielski spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Ze względu na to, że akt założycielski również wymaga zachowania formy aktu notarialnego, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zarówno oświadczenie o przekształceniu jak i akt założycielski miały miejsce zaraz po sobie, w trakcie jednego spotkania u notariusza.

Akt założycielski spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi zawierać wszelkie obowiązkowe elementy umowy spółki określone w Kodeksie spółek handlowych, tj.:

• firmę i siedzibę spółki;
• przedmiot działalności spółki;
• wysokość kapitału zakładowego;
• czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Należy podkreślić, że powyższe elementy stanowią minimum niezbędne do powstania spółki – najczęściej jednak wskazane będzie, aby akt założycielski zawierał jeszcze inne postanowienia, które ułatwią prowadzenie spółki, jej reprezentację, zbywanie udziałów lub sukcesję.

Na tym etapie notariusz działający w charakterze płatnika podatku od czynności cywilnoprawnych, jest zobowiązany obliczyć i pobrać tenże podatek.

Następną czynności, którą należy podjąć jest zgłoszenie spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek składa się w formie elektronicznej za pośrednictwem wspomnianego już Portalu Rejestrów Sądowych i należy do niego dołączyć szereg załączników, w tym:

1. Akt założycielski spółki
2. Oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników
3. Listę wspólników z podaniem imienia i nazwiska lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich
4. Dokument o powołaniu członków organów spółki, jeżeli o powołaniu członków organów Spółki nie stanowi akt notarialny zawierający akt założycielski spółki
5. Listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu/wskazanie pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej
6. Listę adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę i prokurentów/wskazanie pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej
7. Nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki, w przypadku jednoosobowej spółki
8. Oświadczenie osób reprezentujących podmiot i prokurentów obejmujące zgodę na ich powołanie
9. Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem,
10. Tekst jednolity umowy spółki
11. Pełnomocnictwo i potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej – jeżeli wniosek jest składany przez pełnomocnika

Wniosek o wpis przekształcenia do rejestru wnoszą wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej. Wniosek o wpis w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego podlega opłacie sądowej w wysokości 500 zł. Ponadto należy uiścić obowiązkową opłatę za publikację wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł. Obu opłat dokonuje się na ten sam rachunek bankowy i można je wpłacić jednym przelewem. Opłaty można dokonać za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych lub zwykłym przelewem na rachunek przeznaczony do opłat KRS wskazany na stronie internetowej Sądu – w przypadku przelewu zewnętrznego należy do wniosku dołączyć dowód uiszczonej opłaty. Dokonanie opłaty za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych eliminuje ryzyko omyłkowego przelewu na niewłaściwy rachunek bankowy.

Proces składania wniosku za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych potrafi być onieśmielający, zwłaszcza dla osoby mającej z nim styczność po raz pierwszy, więc dla przyspieszenia procedury i zmniejszenia ryzyka zwrotu wniosku wskazane jest skorzystanie z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, który będzie w stanie przeprowadzić przedsiębiorcę przez proces zgłoszenia i wyjaśnić wątpliwości mogące powstać w jego trakcie.

Z chwilą wpisu spółki przekształconej w Krajowym Rejestrze Sądowym Przedsiębiorca przekształcany staje się spółką przekształconą, której przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego, w szczególności pozostaje ona podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej. Przedsiębiorca z momentem wpisu uzyskuje status wspólnika spółki przekształconej.

Jednocześnie przedsiębiorca powinien złożyć wniosek o wykreślenie wpisu jednoosobowej działalności gospodarczej w CEiDG, a spółka przekształcona powinna dokonać odrębnego ogłoszenia o przekształceniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W literaturze podkreśla się, że przepisy nie określają skutków niedokonania ogłoszenia, a brak ogłoszenia nie wpływa na skuteczność przekształcenia i co za tym idzie nie może być podstawą do jego wykreślenia. Niezłożenie przez członków zarządu wniosku o dokonanie ogłoszenia może rodzić ich odpowiedzialność odszkodowawczą względem spółki przekształconej.

Należy poinformować stałych kontrahentów o przekształceniu, gdyż NIP i REGON przedsiębiorcy nie przechodzi na spółkę przekształconą. Jeżeli zawarte umowy nie zawierają klauzul wiążących możliwość rozwiązania umowy z przekształceniem, to nie ma nawet konieczności aneksowania umów – aneksy w takim wypadku mają wyłącznie porządkujący charakter.

W przypadku gdy zmiana firmy przedsiębiorcy przekształcanego w związku z przekształceniem nie polega tylko na dodaniu części identyfikującej formę prawną spółki przekształconej, spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy, obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu "dawniej" - przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.

Należy również pamiętać, że przekształcenie nie stanowi skutecznego sposobu ucieczki od już istniejących zobowiązań, ponieważ przedsiębiorca przekształcony odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za swoje zobowiązania związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres trzech lat, licząc od dnia, w którym spółka przekształcona została wpisana do KRS.